Cresterea eficientei la locul de munca este un avantaj pe care digitalizarea proceselor l-a adus fiecarei organizatii. Dar organizatiile se confrunta in continuarea cu provocari. Una dintre acestea este volumul mare de documente care trebuie prelucrate manual, in general facturi, dar nu numai.

Studiile arata ca aproximativ 90% din facturi primite de companiile medii si mari sunt pe hartie sau format PDF, imagine scanata (JPEG, TIFF, etc), si numai 10% din facturi sunt in unul din formatele electronice (EDI sau XML) sau extrase direct din portaluri.

Cum se descurca organizatiile cu cele 90% din facturi? E eficient modul de procesare a lor, se pot gasi moduri mai eficiente?

75% dintre companii rezolva manual aceste operatiuni:

• facturile pe hartie sunt operate manual si datele sunt introduse in sistemul contabil manual
• facturile care vin pe email sunt tiparite si introduse manual

Ce fac celelalte 25% dintre companii?

Folosesc solutii de procesare automata a facturilor. Acestea sunt solutii de procesare automata a documentelor adaptate pentru facturi. Ele recunosc campurile din cadrul unei facturi si le convertesc intr-un format structurat (baza de date, Excel, XML, Json etc). Aceste companii devin astfel mult mai eficiente putand sa-si controleze costurile mult mai bine decat cele ce rezolva manual acest proces.

Format Factura

Durata Implementarii	Modificari Infrastructura	Cost	Precizia Datelor	Note
PDF/Electronic	Scurt	Niciuna	Scazut	Mare
Paper	Scurt	Niciuna	Scazut	Mediu- Mare
Paper/PDF/Electronic	Scurt	Niciuna	Scazut	Mediu – Mare	Cele mai multe solutii de Procesare automata a facturilor accepta documente pe hartie scanate sau PDF/Electronic
Portal	Scurt	Multe	Mediu	Scazut	Recomandata pentru companii cu achizitii importante. Solutia are costuri mari pentru furnizor.
XML/EDI	Lung	Multe	Ridicat	Mare